L’automatisation de certaines tâches en entreprise, c’est-à-dire utiliser la technologie pour accélérer des processus clés, peut être bien plus simple à mettre en place que nous pourrions le croire. Il ne s’agit pas nécessairement d’utiliser de l’intelligence artificielle ultra sophistiquée et dispendieuse.

En effet, plusieurs tâches peuvent être automatisées dans le but de sauver du temps, et donc ultimement de l’argent. Ceci permet également de contrer la pénurie de main-d’œuvre actuelle et de travailler plus efficacement. Si l’automatisation nécessite un investissement, les avantages à moyen et long terme en valent largement le coût. Voici donc plusieurs tâches à automatiser facilement au sein de votre entreprise.

Un logiciel de gestion de la relation client (Customer Relationship Management ou CRM) est un système qui consolide toutes les communications (courriels, appels, réunions), tous les documents, les devis, les factures, ainsi que les tâches associées à chaque client, en un seul endroit. Un CRM vient donc remplacer les nombreuses applications, bases de données et feuilles de calcul que des entreprises multiplient pour suivre les données des clients et partenaires commerciaux. Toute l’équipe peut accéder à ces données au moment opportun pour conclure une vente ou pour fournir un meilleur service. Le résultat : une meilleure organisation, des équipes plus efficaces, une gestion du temps optimisée, une croissance des profits.

Un logiciel de comptabilité permet d’augmenter votre efficacité car il a la capacité d’automatiser les calculs de base et les procédures administratives liées à tous les aspects financiers de votre entreprise. Il peut préparer des factures et la paie des employés, planifier automatiquement les paiements et les rappels des fournisseurs, suivre les flux de trésorerie, gérer les stocks, etc. En somme, il permet d’automatiser toutes les transactions du livre de comptes. La saisie automatique de données évite également les erreurs d’entrée manuelle et permet de générer des rapports financiers précis et conformes.

Que ce soit pour les entreprises de services qui souhaitent faciliter la prise de rendez-vous avec leurs clients ou pour tout ceux qui veulent limiter les échanges de courriels pour planifier une réunion, les logiciels de prise de rendez-vous sont une solution simple et efficace. Connectés à votre calendrier personnel, ces applications comme Calendly, Microsoft Bookings ou Go Rendez-vous, permettent à vos clients et collaborateurs de choisir eux-mêmes une plage horaire parmi vos disponibilités. Vous pouvez aussi choisir d’attitrer un lien Zoom ou Teams automatiquement aux rencontres. Des liens vers ces applications peuvent être accessible directement sur votre site Web ou dans la signature de votre courriel pour que vos clients planifient une rencontre avec vous en quelques secondes.

Dans les petites entreprises, l’animation et la gestion des différents réseaux sociaux peut vite devenir un casse-tête pour une seule ressource. Des plateformes de collaboration et d’automatisation comme Later et Hootsuite permettent le travail en équipe et l’échange d’information. Avec ceci, vous pourrez planifier à l’avance des publications dans un calendrier et vous pourrez partager l’accès à ce compte avec le reste de l’équipe qui s’occupe de vos médias sociaux. Vous pouvez y connecter plusieurs réseaux, tels que Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, etc. Il devient ainsi beaucoup plus simple de se partager la tâche et de planifier à l’avance.

Finalement, révisez vos abonnements mensuels et annuels dans le but de les rendre renouvelables automatiquement. Certains achats ou locations sont nécessaires à votre entreprise, et vous les renouvellerez de toute façon. On peut penser à vos noms de domaine, à l’hébergement de votre site web, à certains logiciels, etc. En activant le renouvellement automatique, vous sauverez du temps. Vous pouvez même, parfois, économiser de l’argent en choisissant un renouvellement plus tard dans le temps (exemple chaque cinq ans plutôt que chaque un an). C’est particulièrement pertinent pour des locations qui perdurent dans le temps, comme le nom de domaine de votre site web (URL).

En bref, l’automatisation de votre entreprise peut commencer avec de petites tâches, qui combinées vous ferons sauver temps et argent. Vos actions seront plus efficaces et mieux ciblées, dans le but de mieux gérer votre entreprise.

En tout temps, les conseillers de votre SADC locale sont là pour vous accompagner. Ils sauront vous guider et vous aider à trouver des solutions adaptées à votre petite entreprise.